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Organização e macetes evitam dispersão

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CLAUDETE CAMPOS REGIÃO | 01/07/2017-00:50:59 Atualizado em 01/07/2017-00:50:56
Divulgação
Ramalho | Durante reuniões, é necessário fazer tópicos para evitar perda de tempo

São muitas as distrações no ambiente de trabalho. Telefonemas pessoais e profissionais, reuniões infindáveis, conversas com os colegas e mensagens nos celulares e pelas redes sociais e tantos outros imprevistos podem atrapalhar. O resultado pode ser queda de produtividade, atraso no cumprimento dos prazos e até mesmo queda na qualidade do trabalho. Por isso, o profissional deve manter o foco para não perder tempo com futilidades.
O especialista em recursos humanos Rafael Ramalho, da Woli, empresa de treinamento corporativo à distância, menciona que a falta de concentração causa prejuízos ao desempenho profissional. E dá sugestões práticas para manter o foco no trabalho. Ele ensina quais os truques que condicionam a mente a manter o foco.
Um desses recursos é alimentar-se bem, porque ficar muitas horas sem comer desconcentra qualquer um. "Prestar atenção nos demanda uma grande quantidade de energia", explica Ramalho. Uma boa noite de sono - pelo menos sete horas- aumenta a atividade intelectual e cognitiva ao longo do dia.
Outra dica de Ramalho é fracionar a jornada. "A mente humana consegue se prender a uma única atividade no máximo por uma hora, depois desse tempo o foco irremediavelmente se dissipa. Faça pequenas pausas a cada hora, após um breve descanso seu cérebro estará preparado para um novo período de trabalho", sugere o especialista.
Também é importante a arrumação e o planejamento. Segundo o especialista, armários, mesas e ambiente de trabalho desorganizados são inadequados para a mente. "O cérebro tende a se identificar com o ambiente. A desorganização externa inviabiliza a organização interna", explicou Ramalho.
Escrever as ideias no papel aumenta as chances de compreender e memorizar as tarefas. Do mesmo modo dizer em voz alta o que pretende realizar faz com que o cérebro se concentre e impede que pensamentos e emoções o dispersem. Até mesmo a postura favorece a concentração. "A postura deve ser correta e agradável. Esta atitude evita distrações devido ao cansaço do corpo ou dores", orientou o profissional.
PRODUTIVAS
Outra dica de Ramalho é traçar estratégias para evitar aquelas reuniões intermináveis. "Os assuntos mais importantes devem ser tratados primeiramente para que não se perca tempo com assuntos de menor valor. O mediador deve intervir quando a reunião tomar outro rumo, informando que ao término daquela, ou em um outro momento, o assunto levantado poderá ser tratado", sugeriu.
A dica do especialista é escrever tópicos e pequenas frases no decorrer da reunião para que os participantes lembrem do que já foi discutido, minimizando a redundância de informações. "É claro que mesmo tomando todos os cuidados, uma reunião só será realmente frutífera se houver a contribuição individual dos seus integrantes, adotando postura de envolvimento e atenção até o termino da mesma", ressaltou.
Nessas reuniões, as pausas para o cafezinho são essenciais. "Com certeza ajuda! Para que a reunião não se enverede por assuntos que não são oportunos ou prioritários, pausas de 15 minutos a cada hora de conversa é interessante para que as pessoas possam respirar. Algumas estratégias devem ser aplicadas também durante a reunião, como: evitar a prolixidade e não gastar muito tempo no mesmo assunto", sugeriu o especialista.